Gestalten Sie alle Verkaufsprozesse vollkommen flexibel

Werden Sie flexibel: So gestalten Sie alle Prozesse im Verkauf optional und zeitsparend, und zwar vom Angebot bis hin zum Versand

Der Verkaufsprozess setzt sich aus mehreren Einheiten und unterschiedlichen Prozessen zusammen. Sie haben die Möglichkeit, diese Prozesse zu optimieren und diese besonders flexibel für sich selbst zu gestalten. Sie sparen dank der intuitiven und einfachen Anpassung nicht nur viel Zeit, sondern alle Anwendungen und Optimierungen sind gleichzeitig auch vollkommen flexibel.

Die Angebote

Auf den ersten Blick professionell: Ihre Angebote

  • Die Bearbeitung der Angebote wird standardisiert
  • Umfangreiche und ausführliche Artikelbeschreibungen sind möglich
  • Verwendung von Textbausteinen
  • Verfügbar Alternativpositionen
  • Bei Paketartikeln deutlich effektiver arbeiten

Schnell, einfach und effizient - Erstellen auch Sie so Ihre Angebote

Das professionelle Angebot ist meist der Beginn für den Verlauf einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung. In Kontor R4 bestehen für Sie optimale Möglichkeiten für die individuelle, gleichzeitig aber auch professionelle Erstellung der gewünschten Angebote. Diese richten sich hierbei sowohl an bestehende Kunden wie auch an neue Interessenten. Eine ausführliche Artikelbeschreibung lässt sich leicht eingeben und vermittelt einen umfangreichen Eindruck der zugehörigen Produkte. Gleichzeitig besteht für Sie die Variante, Bilder und Zusatztexte in das Angebot zu integrieren, um zusätzliche Erklärungsmöglichkeiten zu gewährleisten. Sogar das Hinzufügen von sogenannten Alternativpositionen ist dank der praktischen Software gerne möglich. Haben Sie in Ihrem Angebot integrierte Paketartikel, besteht für Sie die Möglichkeit, ein einfaches Paket von direkt mehreren Artikeln zu einem Verbund zusammenzuschließen. Anschließend vergeben Sie für diesen Verbund dann einen Gesamtpreis, unter welchem diese dann angeboten werden können. Wenn Sie dies wünschen, ist der Preis für den Verbund vollkommen frei wählbar, alternativ erfolgt eine automatisierte Kalkulation auf Basis der enthaltenen Artikel. Kontor R4 lässt Ihnen die freie Wahl, wie viele Pakete zusammengestellt und gespeichert werden sollen. Für Sie ermöglicht diese Option eine zeitsparende Erfassung der regelmäßig wiederkehrenden Artikelkombinationen.

Verfolgen Sie Angebote einfach und schnell

  • Ordnersystem für mehr Übersicht und Durchblick
  • Einfach und schnell Termine überwachen
  • Angebote schnell und einfach überarbeiten
  • Aus Angeboten einfach Aufträge erstellen

So geht's - Vom Angebot bis zum

Damit Sie über die aktuellen Entwicklungen der eigenen Angebote auf dem Laufenden sind und auch den Überblick über den Status und die Termine behalten können, ist ein gut organisiertes Ordnersystem besonders wichtig. Natürlich haben Sie jederzeit die einfache Möglichkeit, die Angebote zu überarbeiten oder auch zu ergänzen. Und wenn die Angebote dann erfolgreich verlaufen, verwandeln Sie diese mit wenig Aufwand in Aufträge. Auf diese Art und Weise sparen Sie dann nicht nur viel Zeit, sondern auch Fehler bei der Übertragung in einen Auftrag sind somit nicht mehr möglich. Wenn Sie Wert auf Reflexion und Weiterentwicklung legen, gibt Ihnen die Dokumentation der Gründe für das Nicht-Wahrnehmen der Angebote durch die Kunden einen guten Einblick hierfür.

Die Aufträge

Wickeln Sie die Aufträge besonders effizient ab

  • Schnellerfassung der vorliegenden Aufträge
  • Möglichkeit der kundenspezifischen Konditionen
  • Artikelnummern für die Kunden
  • Direkter Zugriff auf die Auftragshistorie der Kunden
  • Stapeldruck möglich
  • Teilaufträge

Profitieren Sie von der komfortablen Auftragserfassung

Laut der entsprechenden Definition sind Aufträge die Basis aller Folgebelege wie Auftragsbestätigung, Lieferschein oder auch Rechnung. Bei der Generierung der Aufträge haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten. Auf der einen Seite ist dies direkt aus dem Kundenstamm möglich, alternativ erfolgt dieser Schritt über das Modul "Auftragserfassung". Kundenspezifische Konditionen werden im Übrigen bei der Erfassung eines Auftrages in Kontor R4 automatisch mitberücksichtigt, hierbei handelt es sich beispielsweise um Kundenartikelnummern. Selbstverständlich haben Sie im Rahmen der Eingabe der Artikelpositionen einen direkten Zugriff auf die Kundenauftragshistorie, damit Sie Artikel per Kopierfunktion schnell und einfach übernehmen können. Die Eingabe bei immer wiederkehrenden Artikeln wird auf diese Art und Weise deutlich vereinfacht. Eine weitere Funktion: Das Erstellen von Teilaufträgen ist im Rahmen der Auftragserfassung bei Ihrer Warenwirtschaft ebenfalls gerne realisierbar. Auch der Workflow profitiert von den umfangreichen Möglichkeiten, unter anderem werden die Belege auf Wunsch über die Funktion "Stapeldruck" ausgegeben. Sogenannte "Artikelpakete" können für Sie und für Ihre Warenwirtschaft die Auftragserfassung noch einmal deutlich erleichtern. Eine ständige Neuerfassung entfällt hierdurch, denn die immer wiederkehrenden Artikelkombinationen fügen Sie zu einem Paket zusammen und sichern dieses dann.

Die Kundenverwaltung

Verwalten Sie die Kundenstammdaten

  • Unbegrenzte Ansprechpartner mit Kontaktdaten können hinterlegt werden
  • Verschiede Lieferadressen
  • Preisgestaltung und Sonderkonditionen
  • Währungen
  • Die gewünschte Sprache für den Formulardruck

Behalten Sie die Stammdaten im Überblick

Der Alltag bei der Warenwirtschaft und bei der Angebotserstellung zeigt ganz deutlich, dass unterschiedliche Kunden auch unterschiedliche Bedürfnisse sowie verschiedene Bedingungen haben. Eine übersichtliche Organisation der kundenrelevanten Stammdaten ist in Kontor R4 ein wichtiges Werkzeug, damit Sie die unterschiedlichen Kundenbedürfnisse erfüllen können. Sie können mit wenig Aufwand den Kundenkontakten individuell viele Ansprechpartner zuordnen, die Zuweisung unterschiedlicher Lieferadressen ist in Kontor R4 ebenfalls möglich. Auch die unterschiedlichen Preisgestaltungen bei den verschiedenen Kunden haben Sie mit Kontor R4 jederzeit im Fokus. Unter anderem hinterlegen Sie für verschiedene Kunden in Kontor R4 nicht nur globale Rabatte oder individuelle Preislisten, sondern sogar entsprechende Sonderpreise pro Kunde und pro Artikel. Und nicht zuletzt spielt im geschäftlichen Alltag auch die Generierung der notwendigen Formulare in unterschiedlichen Sprachen eine wichtige Rolle. Mit Kontor R4 ist die Auswahl der Sprache individuell erfassbar.

Finden Sie alle notwendigen Informationen auf einen Blick

  • Vorgangshistorie der Kunden
  • Archiv für Dokumente
  • Notizen auf einen Blick
  • Verkaufshistorie beliebiger Artikel
  • Praktische Auswertungen

So behalten auch Sie immer den Überblick

Kein Kunde ist wie der andere. Mit diesem wichtigen Grundsatz ist es gleichzeitig obligatorisch, die individuellen Kundenvorgänge im Fokus zu behalten. Hierfür bietet Ihnen Kontor R4 verschiedene, nützliche Übersichten. So sehen Sie in der Verkaufshistorie der Artikel alle gekauften Artikel auf einen Blick. Somit können Sie leicht nachvollziehen, zu welchem Zeitpunkt welcher Kunde das genaue Produkt in welcher Stückzahl erworben hat. Ebenfalls wichtig ist die Vorgangshistorie der Kunden, in welcher alle Abläufe zu 100 Prozent für Sie nachvollziehbar sind. Hier werden alle Prozesse wie eben die Aufträge, aber auch Belege, E-Mails und mehr direkt bereitgehalten. Im Dokumentenarchiv werden für Sie übersichtlich alle Belege im PDF-Format gesichert und aufgelistet. Sowohl das Öffnen der Belege wie auch das Weitersenden per Mail erledigen Sie mit wenig Aufwand. Das praktische Notizen-Addin ermöglicht es Ihnen, dass Ihre Mitarbeiter wichtige Informationen mit Bezug auf den Kunden hinterlegen und diese für alle Mitarbeiter einsehbar machen. Wünschen Sie zudem eine hilfreiche Transparenz der Daten, profitieren Sie hier von der kundenspezifischen Umsatzübersicht sowie auch von der Auflistung aller offenen Rechnungen.

Die Rückstandsverwaltung

So funktioniert die automatische Rückstandsverwaltung

  • Praktische und positionsbezogene Verwaltung der Termine
  • Offene Auftragspositionen mit Termin werden in einer Übersicht dargestellt
  • Aktuelle Anzeige des Lieferstatus
  • Automatisierte Fakturierung aus der Rückstandsliste

Verlieren Sie die Rückstände niemals aus den Augen

Ihr Ziel ist es, nach der Auftragserstellung die Aufträge pünktlich zu erledigen. Nur somit schaffen Sie eine langfristige, auf Zufriedenheit basierende Kundenbeziehung. Die in Kontor R4 integrierte Rückstandsverwaltung sorgt dafür, dass alle Aufträge im Blick behalten werden. Eine terminbezogene Verwaltung der Aufträge mit mehreren Positionen macht Kontor R4 für Sie möglich, ebenso finden Sie im Modul "Rückstandsverwaltung" eine Übersicht der offenen Auftragspositionen, natürlich direkt mit dem zugehörigen Termin und der Lieferstatusanzeige. Sie haben zudem die Möglichkeit, die Lieferung für mehr Übersicht und Zeitersparnis direkt aus diesem Modul zu fakturieren.

Erstellen Sie Belege einfach und schnell

Profitieren Sie von der flexiblen Erstellung der Belege

  • Praktisches Ordnersystem
  • Aktuelle Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine und Rechnungen
  • Praktische Picklisten

Wenn es bei Ihnen einmal schnell gehen muss...

Das übersichtliche Ordnersystem für die Organisation der Kundenaufträge sorgt dafür, dass Sie den aktuellen Überblick über den Status der Aufträge nicht verlieren. Eine Sortierung innerhalb der Ordner erfolgt entsprechend des aktuellen Abwicklungsstandes im Rahmen Ihrer Warenwirtschaft. Die Zeiten, in welchen Sie den Fortschritt der Bestellungen aus dem Blick verloren, sind dank dieser Sortierung endgültig vorbei. Ein Drucken unterschiedlicher Dokumente ist direkt aus dem Auftrag heraus möglich, Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen werden somit innerhalb kurzer Zeit gedruckt. Ob Sie die Dokumente einzeln oder direkt auch alle auf einmal drucken möchten, ist vollkommen egal, denn für den optimalen Workflow haben Sie hier Ihre individuellen Möglichkeiten. Sogar ein Stapeldruck mehrerer Belege ist möglich. In Kontor R4 können zusätzliche Belege individuell hinterlegt und auch angepasst werden. Dies ist gerade dann sehr praktisch, wenn der Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen weitere Belege braucht, die aus dem Auftrag generiert werden.

Direkter Zugriff - Immer und jederzeit

  • Aktuelle Statusanzeige
  • Belege einfach per Mail senden
  • Archiv für notwendige Belege
  • Belege aus der Historie der Kunden
  • DMS

Das papierlose Büro in Ihrem Unternehmen

Das papierlose Büro liegt heute vollkommen im Trend und Kontor R4 unterstützt Sie bei diesem Vorhaben. So sehen Sie beispielsweise mittels praktischer Statusanzeige, welche Belege bereits von Ihnen gedruckt wurden. Auch die Sicherung der Belege in einer Datenbank erfolgt als PDF-Datei. Und das integrierte Belegarchiv hat weitere Möglichkeiten, hier drucken Sie beispielsweise Belege und Dokumente noch einmal, rufen diese beliebig auf oder versenden diese per E-Mail. Und da bekanntlich viele Wege mit Erfolg nach Rom führen, können die kundenspezifischen Belege direkt in der integrierten Historie im Kundenmodul geöffnet werden. In Kontor R4 ist zudem ein DMS integriert, welches Ihnen ebenfalls alle Belege bereithält. Und Such- und Filterfunktionen helfen dabei, gesuchte Belege und Beleggruppen anzuzeigen.

Hilfreiche Sonderfunktionen

Viele Features direkt mitintegriert

  • Schnelle Berechnung der Zielpreise
  • Prozentuale Rabattfunktion
  • Praktische Paketfunktion
  • Hilfreiche Angebotskalkulation für die Angebotserstellung

Alle Fakten, die Sie benötigen

Damit Sie immer gut informiert sind, haben Sie alle wichtigen Artikelinformationen direkt im Blick, während Sie die Angebotserstellung durchführen. Gleiches gilt auch für die Historie der Kunden, in welcher Sie Alternativartikel, Artikelbestände und mehr direkt zur Verfügung haben. Auch durch diese vielen Features erstellen Sie Ihre Vorgänge bequem und übersichtlich.