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Geräteverwaltung & Service-Management für Medizintechnik: Alles im Griff mit Kontor MED

Von der lückenlosen Geräteakte über proaktive Wartungsplanung bis zur strukturierten Reparaturabwicklung – optimieren Sie Ihren Service und steigern Sie die Kundenzufriedenheit.

Geräte-Tracking & Service: Verlieren Sie den Überblick?
Die Verwaltung technischer Geräte bei Kunden und deren Service ist oft komplex und unstrukturiert:

Keine zentrale Übersicht, welche Geräte bei welchem Kunden im Einsatz sind

Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Kostenvoranschlägen und Reparaturstatus

Verpasste Wartungstermine führen zu Ausfällen und unzufriedenen Kunden

Fehlende Dokumentation von Serviceeinsätzen und Reparaturhistorien

Unklare und ineffiziente Abläufe bei Reparaturanfragen

Diese Ineffizienzen blockieren Ihr Wachstumspotenzial im E-Commerce

Integriertes Geräte- & Service-Management in Kontor MED: Den Lebenszyklus im Blick

Für Unternehmen, die technische Medizinprodukte vertreiben und betreuen, ist eine lückenlose Verwaltung der Geräte beim Kunden sowie ein effizientes Service- und Reparaturmanagement essenziell. Kontor MED bietet dedizierte Module und integrierte Funktionen, um den gesamten Lebenszyklus Ihrer Geräte abzubilden – von der Installation über die Wartung bis hin zur strukturierten Abwicklung von Reparaturen.

1. Zentrale Geräteverwaltung: Die digitale Akte für jedes Gerät

Behalten Sie den Überblick über alle ausgelieferten technischen Geräte:

  • Erfassung im System: Im Modul "Geräteverwaltung" können alle technischen Geräte erfasst werden, die bei Ihren Kunden (z.B. in Arztpraxen) im Einsatz sind.

  • Umfassende Informationen: Hinterlegen Sie wichtige Daten wie technische Spezifikationen, Seriennummern, Installationsorte und verknüpfen Sie das Gerät direkt mit dem entsprechenden Kunden.

  • Servicehistorie: Dokumentieren Sie alle durchgeführten Serviceeinsätze und Wartungsberichte direkt in der digitalen Geräteakte, die auch über das Kundenmodul (Register "Service Geräte") zugänglich ist.
     

2. Proaktives Service- & Wartungsmanagement

Stellen Sie die Funktionsfähigkeit der Geräte sicher und planen Sie Wartungen vorausschauend:

  • Hinterlegte Intervalle: Definieren Sie individuelle Service- und Wartungsintervalle für jedes Gerät.

  • Automatische Überwachung: Kontor MED kann Sie automatisch an fällige Servicetermine erinnern, sodass Sie proaktiv auf Ihre Kunden zugehen können.

  • Dokumentation: Erfasste Serviceberichte vervollständigen die Gerätehistorie und sind jederzeit nachvollziehbar.

3. Strukturierte Abwicklung von Reparaturaufträgen

Das Modul "Reparaturaufträge" (gekennzeichnet durch das Kürzel "RP") bietet einen klar definierten Workflow für die effiziente Bearbeitung von Reparaturen:

  • Klare Zuordnung: Bei der Anlage eines Reparaturauftrags wählen Sie den Kunden, das betroffene Gerät (aus der Geräteverwaltung) und den zuständigen Reparaturdienstleister (externer Lieferant oder interne Abteilung) aus.

  • Kostenvoranschlag (KVA)-Prozess:

    • Fordern Sie beim Lieferanten einen KVA an (spezielles Formular mit KVOR-Kennzeichnung).

    • Verfolgen Sie den Status im Auftrag über die Flags "KVA erhalten" und "KVA akzeptiert" (nach Kundenfreigabe).

  • Gesteuerter Ablauf:

    • Nach KVA-Akzeptanz durch den Kunden wird das Gerät an den Lieferanten geschickt.

    • Nach erfolgter Reparatur werden die Kosten bzw. die Ersatzteile als Positionen im Reparaturauftrag erfasst.

  • Integrierter Rückversand:

    • Die Versandfreigabe für das reparierte Gerät löst automatisch die Erstellung eines Warenbegleitscheins aus.

    • Das Gerät wird über diesen Schein im Lager zur Kommissionierung eingebucht und durchläuft den normalen Kommissionier- und Versandprozess zurück zum Kunden.
       

4. Nahtlose Integration in ERP-Prozesse

Die Geräte- und Reparaturverwaltung ist kein isolierter Bereich, sondern tief in die Kernprozesse von Kontor MED integriert:

  • Verknüpfung: Geräte sind direkt mit Kunden und Artikeln (für Ersatzteile) verbunden.

  • Standardprozesse nutzen: Die Logistik für den Rückversand von Reparaturen nutzt die etablierten Kommissionier- und Versandabläufe des Systems.

Fazit: Kontor MED bietet eine umfassende Lösung für das Management technischer Medizinprodukte über deren gesamten Lebenszyklus. Durch die zentrale Geräteverwaltung, die proaktive Serviceplanung und insbesondere die strukturierte, nachvollziehbare Abwicklung von Reparaturaufträgen optimieren Sie Ihre Serviceprozesse, erhöhen die Transparenz, steigern die Kundenzufriedenheit und arbeiten deutlich effizienter.

Kontor MED: Ihr integriertes System für den gesamten Geräte-Lebenszyklus

Kontor MED bietet dedizierte Module zur Verwaltung Ihrer technischen Geräte beim Kunden und zur Abwicklung aller damit verbundenen Service- und Reparaturprozesse. Behalten Sie stets die Kontrolle und arbeiten Sie effizienter – alles in einem System.

Ihre E-Commerce-Optionen mit Kontor MED:

Digitale Geräteakte: Alle Infos zentral

Verknüpfung mit anderen Prozessen

Wartungsplanung & -überwachung

Effiziente Reparaturaufträge von A bis Z

Das sagen unsere Kunden:

Mir war es schon lange ein Dorn im Auge, dass unsere bisherige Software uns doch stark limitiert hat. Vorher kamen von unseren Mitarbeitern auch kaum Ideen für Verbesserungen. Nun mit Kontor MED sprudeln die Ideen nur so raus aus den Mitarbeitern und wir verbessern die Software stetig weiter. Wir hätten auch weiterhin mit der alten Software arbeiten können, aber wenn man mit der Zeit gehen will, dann funktioniert dies nur mit einer Software, die für die Zukunft gerüstet ist und daher lohnt sich eine Investition.

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Gerrit Marttila
Prokurist und IT-Manager marmed GmbH & Co.KG

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