FAQ 

Ja, eine Datenübernahme aus Ihrem bisherigen System ist in der Regel problemlos möglich. Neben gängiger Standardsoftware wie Microsoft Dynamics, Orgamax verfügen wir über langjährige Erfahrung in der Migration komplexer Daten aus branchenspezifischen Systemen wie medtec, B-Med oder Kumavision.

Auch anspruchsvolle Inhalte wie offene Aufträge oder Bestellungen inklusive aller zugehörigen Zusatzinformationen (z. B. Positionsdetails, Lieferhinweise oder Chargenangaben) können automatisiert und strukturiert übernommen werden. So stellen wir sicher, dass Sie ohne Datenverluste auf dem neuen System weiterarbeiten können.

Kontor MED basiert auf einem modularen Systemaufbau, bei dem jede Abteilung, wie z.B. Verkauf oder Einkauf, eigene Module nutzt. Diese Module bieten eine einheitliche Bedienung. Die Systemarchitektur basiert auf der Datenbank Microsoft SQL Server und die Installation erfolgt in der Regel on-premise auf einem eigenen Server des Unternehmens. Alternativ kann Kontor MED auch in einer Private Cloud installiert werden. Der Zugriff der Benutzer kann auf verschiedene Arten erfolgen, der Standardweg ist das private LAN des Unternehmens, wobei die Arbeitsstationen, die Windows-Rechner sind, direkt mit dem Kontor MED Server verbunden sind. Die Clients verwenden als Betriebssystem Windows 10, Windows 11 oder höher. Auf dem Server kann als Betriebssystem Windows Server ab 2019 eingesetzt werden. Alternativ ist der Betrieb auch über einen Remote-Zugriff, also einen Terminal Server, von anderen Betriebssystemen wie z.B. macOS möglich. Der Zugriff aus dem Home Office oder von anderen Standorten ist ebenfalls leicht zu realisieren, indem ein VPN bereitgestellt wird.

Der modulare Aufbau von Kontor bietet eine einheitliche Bedienung für alle Module. Dies hat den Vorteil, dass die Grundfunktionen nur einmal erlernt werden müssen und überall gleich funktionieren.

Die Navigation erfolgt zentral über das Startmenü. In den einzelnen Programmmodulen befindet sich oben die Toolbar mit Schaltflächen und Registern. Das Suchfeld im Modul ermöglicht es, gezielt nach Datensätzen zu suchen und die Ergebnisse durch Eingabe von Suchbegriffen zu filtern.

Das Suchfeld im Modul ermöglicht es, gezielt nach Datensätzen zu suchen und die Ergebnisse durch Eingabe von Suchbegriffen zu filtern.

Add-ins sind spezielle Erweiterungen für Kontor MED, die dazu dienen, zusätzliche Funktionen in bestehende Programm-Module oder das Startmenü zu integrieren. Diese Erweiterungen ermöglichen es den Benutzern, die Module individuell anzupassen und sie durch zusätzliche Werkzeuge zu erweitern. Die Verwaltung der Add-ins erfolgt über das Puzzleteil-Symbol, das sich in der oberen rechten Ecke des jeweiligen Moduls befindet. Nach der Aktivierung eines Add-ins ist es möglich, dieses an einer bestimmten Position im Modul zu platzieren. Sobald die Konfiguration des Moduls gespeichert wird, bleibt die Position des aktivierten Add-ins auch für zukünftige Sitzungen erhalten.

Alle Module in Kontor MED weisen einen einheitlichen Aufbau auf, was den Vorteil einer einheitlichen Bedienung bietet. Oben befindet sich die Toolbar mit Schaltflächen zur Datenbearbeitung und das Register Verwaltung, das seltener genutzte Befehle enthält. Das Register Modul ist für Benutzer mit Programmierlizenzen sichtbar. Die häufigsten Schaltflächen im Register Bearbeiten ermöglichen das Einfügen, Bearbeiten, Duplizieren und Löschen von Datensätzen. Zudem gibt es Schaltflächen für die Aufgabenverwaltung, Listensichtumschaltung, Reports und Mehrfachauswahl. Das Suchfeld ermöglicht gezielte Datensatzsuche. In der Suchliste können Datensätze sortiert und gefiltert werden. Der Filterbereich erlaubt Unterscheidungen, z.B. zwischen aktiven und inaktiven Kunden. In der Detailansicht werden spezifische Informationen angezeigt, einschließlich Dokumenten, Texten und Konditionen.

Ja, Benutzer können ihre Ansicht anpassen und diese Einstellungen speichern, um beim nächsten Programmstart die gleiche Konfiguration zu erhalten. Geänderte Listen- oder Formularansichten, die mit dem Kontor MED Layout Designer erstellt wurden, können im System abgespeichert werden. Dies geschieht über das Dateimenü und den Menüpunkt Speichern, wobei ein Konfigurationsprofil ausgewählt wird. Konfigurationsprofile können entweder benutzerspezifisch oder für mehrere Benutzer gemeinsam genutzt werden. Das Layout umfasst viele Bildschirmkomponenten, einschließlich der Listenansicht und der Auswahl von Feldern. Individuelle Benutzerprofile ermöglichen persönliche Anpassungen.

Reports sind über die Report-Verwaltung zugänglich und nach Rubriken sortiert. Zu den in Kontor MED vorhandenen Reporttypen gehören Auswertungen, Schnellreports, Diagramme sowie Formulare wie Rechnungen oder Lieferscheine. Dashboards sind ein weiterer Reporttyp, der grafisch verschiedene Auswertungsbereiche auf einem Bildschirm zusammenfasst. Schnellreports werden als Excel-Tabelle generiert und zeichnen sich durch einfache Einrichtung und Verwendung aus. Pivot-Tabellen oder Pivot-Charts stellen Daten in einer Pivot-Tabelle mit zugehörigem Diagramm dar. Reports können direkt aus den Modulen über die Toolbar und das Report-Icon gestartet werden, wobei sich die Datensatzauswahl direkt auf die im Modul ausgewählten Datensätze bezieht. Die Report-Galerie im Startmenü ermöglicht ebenfalls den direkten Zugriff auf freigeschaltete Reports.

Benutzerzugriffsrechte in Kontor MED sind entscheidend für die Sicherheit und Funktionalität des Systems. Jeder Benutzer, der sich in Kontor MED einloggt, hat spezifische Zugriffsrechte, die über sein Benutzerkonto konfiguriert werden. Diese Rechte steuern den Zugang zu verschiedenen Kontor-Modulen sowie zu anderen Funktionselementen innerhalb der Software. Die Benutzereinstellungen sorgen dafür, dass nach dem Einloggen lediglich die Module angezeigt werden, für die der Benutzer Zugriffsrechte besitzt. Dies gilt auch für Auswertungen, bei denen die Zugriffsrechte ebenfalls detailliert eingestellt werden können, sodass in der Reportgalerie nur die Reports sichtbar sind, auf die der Benutzer zugreifen darf. Die Verwaltung der Zugriffsrechte erfolgt über das Kontor Startmenü im Bereich Administration, wo durch einen Klick auf den Button Zugriffsrechte verwalten die Rechte für jeden Benutzer und alle Benutzergruppen angepasst werden können. Dabei kann der lesende und schreibende Zugriff separat konfiguriert werden. Besonders wichtig ist das Thema Löschberechtigung.

Ja, das Administrations- und Backup-Tool von Kontor MED ermöglicht es, Mandanten zu erstellen. Mandanten repräsentieren Unternehmen, die jeweils über separate Konfigurationen und Datenbestände verfügen. Bei der Installation von Kontor MED wird häufig eine Demo-Firma eingerichtet, die es ermöglicht, die Funktionen des Systems zu testen. Innerhalb der Mandantenverwaltung des Administration-Tools haben Sie die Möglichkeit, einen bestehenden Mandanten als Vorlage auszuwählen und einen neuen Mandanten mit der gleichen Konfiguration zu erstellen oder den Mandanten vollständig zu kopieren, einschließlich aller Daten. Für die Erstellung eines neuen Mandanten müssen Sie eine ID und einen Namen eingeben.

Kontor MED bietet eine zentrale Kundenverwaltung im Modul Kunden, wo Stammdaten, Verkaufshistorie, Dokumente, individuelle Konditionen, Sortimente und Preise verwaltet werden können. Das Notizen-Add-in stellt eine leistungsfähige Programmerweiterung dar, die im Kundenstamm und bei Aufträgen genutzt werden kann, um beliebig viele Notizen zu erfassen und zu verwalten. Die Aufgabenverwaltung in Kontor MED bietet eine integrierte Funktion zur effizienten Verwaltung von Aufgaben, die Kunden zugewiesen werden können. Das Modul DMS (Dokumentenmanagement) ermöglicht die elektronische Verwaltung kundenbezogener Dokumente. Das Lesezeichen-Add-in stellt eine nützliche Funktionalität zur Verfügung, um häufig verwendete oder besonders wichtige Datensätze wie Kunden zu kennzeichnen und schnell wiederzufinden.

Das Notizen-Add-in stellt eine leistungsfähige Programmerweiterung dar, die in verschiedenen Modulen, insbesondere im Kundenstamm, von großem Nutzen ist. Es ermöglicht den Benutzern, beliebig viele Notizen zu einem bestimmten Datensatz zu erfassen und zu verwalten. Die Notizen werden automatisch mit wichtigen Informationen versehen, darunter der Benutzername, das Datum der Erstellung sowie der eigentliche Notiztext. Diese Funktionalität ermöglicht es den Benutzern, jederzeit nachzuvollziehen, welche Informationen zuletzt zu einem Kunden hinterlegt wurden.

Alle erstellten Notizen, auch zu einem Kunden, werden zentral gespeichert und sind über das Modul Notizen im Bereich Verkauf abrufbar. Dort haben die Benutzer die Möglichkeit, sämtliche Notizen systemübergreifend einzusehen und zu filtern, was es ihnen ermöglicht, schnell einen Überblick über die relevanten Ereignisse zu erhalten.

Die Aufgabenverwaltung in Kontor MED bietet eine integrierte Funktion zur effizienten Verwaltung von Aufgaben. Innerhalb jedes Moduls, wie beispielsweise dem Kundenmodul, können Benutzer Aufgaben erstellen, diese mit Terminen versehen und bestimmten Benutzern zuweisen. Durch einen Klick auf den Button Aufgabe öffnet sich das Aufgabenfenster, in dem der Benutzer einen Termin eingeben und den Bearbeiter auswählen kann. Nach dem Speichern wird die Aufgabe dem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen, der sie in seiner Aufgabenliste sieht. Dies erleichtert die Koordination von Aufgaben und die Nachverfolgung kundenbezogener Tätigkeiten.

Ja, im Modul Kunden können neben der Rechnungsanschrift auch mehrere Ansprechpartner mit Kontaktdaten erfasst werden. Über die Adressfelder ist eine direkte Navigation oder Kontaktaufnahme per E-Mail sowie die Anzeige auf einer Landkarte möglich.

Das Modul DMS oder Dokumentenmanagement ermöglicht es, unterschiedliche Arten von Dokumenten elektronisch zu verwalten. Dies sind nicht nur die von Kontor erzeugten PDF-Dateien der Ausgangsbelege, sondern es können auch Eingangsrechnungen und viele weitere Dokumentarten erfasst werden, entweder elektronisch, zum Beispiel als E-Mail, oder in Papierform, wobei der Beleg gescannt werden muss. Kontor verfügt neben dem eigenen integrierten DMS auch über eine Schnittstelle zu einer spezialisierten DMS-Software (EcoDMS). Dokumente können direkt mit Kunden verknüpft werden.

Ja, im Modul Kunden werden im Register Information alle Vorgänge, die zu diesem Kunden gehören, angezeigt. Belege können per Rechtsklick geöffnet werden, um die entsprechenden PDF-Dateien einzusehen. Das Register Umsatzhistorie zeigt die letzten Umsätze. Das Register Legende zeigt das bestellte Produktsortiment. Das Register Auftragsstatus zeigt den Status offener Aufträge. Es gibt ein Register für Reklamationen und ein Register für Rechnungen sowie ein Register für Umsatzstatistik.

Ja, im Preissystem in Kontor MED können auf der untersten Stufe Standardpreise pro Artikel hinterlegt werden, wobei bis zu fünf Standardpreise eingegeben werden können. Die nächste Stufe sind die Gruppenpreise, bei denen verschiedene Kunden zu Kundengruppen zusammengefasst und für jede Gruppe eine gemeinsame Preisliste erstellt werden kann. Darüber hinaus gibt es die Sonderpreise, die individuelle Preisvereinbarungen für bestimmte Artikel und Kunden darstellen. Im Kundenmodul sind alle für den Kunden geltenden Konditionen, einschließlich der Preisliste, im Register Konditionen hinterlegt. Sonderpreise und Rabatte sind im entsprechenden Register zu finden.

Das Notizen-Add-in erleichtert die interne Kommunikation und verbessert die Nachverfolgbarkeit von Kundeninteraktionen. Im Kundenmodul sind Kontaktdaten für direkte E-Mail-Kommunikation verfügbar. Die Aufgabenverwaltung ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben zur Koordination kundenbezogener Tätigkeiten. Der B2B-Shop ermöglicht einen personalisierten Zugang für Kunden, was die Bestellabwicklung vereinfacht und verbessert.

Die Einführung von Kontor MED stellt ein bedeutendes Thema dar, bei dem eine sorgfältige Vorbereitung von entscheidender Bedeutung ist, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Ein zentraler Aspekt dabei ist die gründliche Analyse des Themas der Datenmigration aus dem Vorsystem, die im Vorfeld auch getestet werden sollte. Es ist von großer Wichtigkeit, alle Bereiche, aus denen Daten aus dem Altsystem übernommen werden müssen, genau aufzulisten. Bei der Einführung ist es unerlässlich, einen vorherigen Testlauf durchzuführen, der möglichst umfangreich ist und der den Live-Gang simuliert. Erst wenn keine Probleme mehr bestehen und alles einwandfrei funktioniert, kann auch ein Parallelbetrieb zum bisherigen System durchgeführt werden.

Für die Einführung von Kontor MED ist eine sorgfältige Vorbereitung erforderlich. Ein zentraler Aspekt dabei ist die gründliche Analyse des Themas der Datenmigration aus dem Vorsystem. Es ist von großer Wichtigkeit, alle Bereiche, aus denen Daten aus dem Altsystem übernommen werden müssen, genau aufzulisten. Das Ergebnis der Datenmigration sollte sorgfältig überprüft werden.

Die Datenmigration aus dem Vorsystem (Altsystem) in Kontor MED stellt einen zentralen Aspekt der Einführung dar. Es ist von großer Wichtigkeit, alle Bereiche, aus denen Daten aus dem Altsystem übernommen werden müssen, genau aufzulisten. Das Ergebnis der Datenmigration vom Altsystem in Kontor MED sollte sorgfältig überprüft werden, um festzustellen, ob die Daten korrekt übernommen worden sind. Die Datenmigration kann in der Regel auf Knopfdruck erfolgen, was bedeutet, dass dies ohne großen Zeitaufwand möglich ist, und der Zeitpunkt für den Umstieg ist in der Regel flexibel.

Das Ergebnis der Datenmigration vom Altsystem in Kontor MED sollte sorgfältig überprüft werden, um festzustellen, ob die Daten korrekt übernommen worden sind und ob möglicherweise noch Verbesserungen im Prozess der Datenmigration vorgenommen werden können. Dieser Testprozess sollte so lange wiederholt werden, bis keine Probleme mehr bestehen und alles einwandfrei funktioniert. Beim Parallelbetrieb können die Ergebnisse, die in beiden Systemen erzielt werden, miteinander verglichen werden.

Ja, je nach Anforderung werden auf Wunsch vorab Schulungen angeboten, die den Benutzern einen leichten Einstieg in Kontor MED oder auch Umstieg vom bestehenden System ermöglicht.

Nach der erfolgreichen Simulation des Live-Gangs in einem vorherigen Testlauf und wenn keine Probleme mehr bestehen, kann ein Parallelbetrieb zum bisherigen System durchgeführt werden. Dabei können beispielsweise Aufträge oder Bestellungen aus Kontor MED parallel mit dem alten System generiert werden, um die Ergebnisse zu vergleichen.

Der Support für Kunden von Kontor MED wird direkt durch den Hersteller bereitgestellt. Kunden, die über einen Supportvertrag verfügen, haben die Möglichkeit, jederzeit einen Supportmitarbeiter zu kontaktieren. Dieser Mitarbeiter kann sich dann mit dem Kundensystem verbinden und die aufgetretenen Probleme in kurzer Zeit analysieren und schnell beheben.

Die Dauer der Einführung von den ersten Gesprächen bis hin zum Go-Live kann je nach Umfang der Datenübernahme, Anpassungsbedarf und Auslastung im Betrieb stark variieren. Eine realistische Einführungszeit bei durchschnittlichem Arbeitsaufwand und geringen Verzögerungen liegt bei etwa 3-6 Monaten.

Kontor MED unterstützt die Lagerverwaltung durch verschiedene Module im Register Lager des Startmenüs. Dazu gehören das Modul Artikel, in dem Chargen verwaltet werden können. Das Modul Chargenmodul ermöglicht die Einsicht und Überwachung aller vorhandenen Chargen. Das Modul Manuelle Bestandsbuchung ermöglicht die Erfassung von Wareneingängen, Warenausgängen und Umbuchungen. Das Modul Warenbewegungen bietet einen umfassenden Überblick über die Eingänge und Ausgänge eines Artikels. Das Modul Lagerleitstand dient als zentrale Schaltstelle für alle Kommissionierungsvorgänge sowie Versandaufträge im Lager. Im Modul Versandfreigabe werden Aufträge für den Versand freigegeben. Die Stornierung von Wareneingängen ist in der mobilen App Kontor MX integriert.

Das Modul Warenbewegungen protokolliert jeden einzelnen Eingang und Ausgang im Lager, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist. Manuelle Bestandsbuchungen können über das Modul Manuelle Bestandsbuchung als positiver Wareneingang oder negativer Warenausgang erfasst werden. Inventurbuchungen sind ebenfalls im Warenbewegungsmodul dokumentiert. Bei chargenpflichtigen Artikeln ist die Charge auszuwählen. Stornierungen von Wareneingangspositionen in der mobilen App Kontor MX buchen die Position vom aktuellen Sammelplatz ab.

Das Modul Lagerleitstand ermöglicht die Verwaltung der Lagerplätze im Kontor. Kontor MED kann beliebig viele Lagerplätze pro Artikel verwalten, die nach Gängen, Ebenen und Fächern strukturiert sind. Über die manuelle Bestandsbuchung kann ein Artikel auf einen anderen Lagerplatz oder in ein anderes Lager umgebucht werden.

Ja, das Modul Warenbewegungen ist im Kontor MED Startmenü unter dem Register Lager zu finden. Die Hauptaufgabe des Moduls Warenbewegungen besteht darin, einen umfassenden Überblick über die Eingänge und Ausgänge eines Artikels zu bieten. Kontor MED protokolliert jeden einzelnen Eingang und Ausgang im Lager, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist.

Inventurbuchungen, die im Rahmen einer Jahresinventur oder einer laufenden Inventur vorgenommen wurden, sind im Warenbewegungsmodul dokumentiert und tragen zur Kontrolle der Warenbuchungen bei.

Ja, im Dispositionsmodul, das einen Überblick über die Lagersituation bietet, können über die Rückstände in der Menüleiste Engpassartikel gefiltert werden. Dies sind Artikel, die zwar im Lager vorhanden sind, jedoch nicht in ausreichender Menge zur Erfüllung der offenen Aufträge bereitgestellt werden können.

Stornierungen von Wareneingangspositionen sind in der mobilen App Kontor MX integriert und buchen die Position vom aktuellen Sammelplatz ab. Stornierungen von Kommissionierungsvorgängen sind ebenfalls möglich und können sich entweder auf einzelne Positionen oder den gesamten Vorgang beziehen, wobei der gepickte Lagerbestand gegebenenfalls auf den ursprünglichen oder einen anderen Lagerort umgebucht wird.

Chargenpflichtige Artikel sind im Artikelstamm im Feld Chargentyp entsprechend gekennzeichnet. Der Chargentyp eines Artikels bestimmt, wie die Chargenverwaltung erfolgt. Für alle Artikel, die einen Chargentyp zugeordnet haben, ist es erforderlich, beim Wareneingang sowie beim Warenausgang die entsprechende Charge zuzuordnen. Chargeninformationen, wie Chargennummern und Verfallsdaten, werden im Chargenmodul verwaltet und sind im Warenbewegungsmodul lückenlos protokolliert.

Die Lagerverwaltung ist in die Prozesse anderer Module integriert. Aus dem Modul Bestellungen kann direkt ein Wareneingang angestoßen werden. Die Bestellplanung ermittelt Bedarf basierend auf dem aktuellen Lagerbestand und Kundenreservierungen. Kommissionierungsvorgänge basieren auf freigegebenen Aufträgen aus dem Modul Versandfreigabe. Das Dispositionsmodul zeigt Lager-, Auftrags- und Bestellbestände für eine umfassende Übersicht.

Ja, das Modul Lagerleitstand ermöglicht die Verwaltung von Lagerplätzen. Kontor MED kann beliebig viele Lagerplätze pro Artikel verwalten, die nach Gängen, Ebenen und Fächern strukturiert sind.

Kontor MED unterstützt Schnittstellen zu Shopware und Shopify. Darüber hinaus bietet Kontor MED auch einen eigenen B2B-Shop.

Die Anbindung eines Onlineshops wie Shopware oder Shopify erfolgt über das Synchronisationscenter von Kontor MED. Dieses hat die Aufgabe, zeitgesteuert verschiedene Aufgaben abzuarbeiten, darunter den Import von Aufträgen oder der Datenaustausch mit E-Commerce-Systemen, wie dem eigenen Webshop oder den Portalen von Lieferanten und Kunden.

Mit E-Commerce-Plattformen wie Shopware oder Shopify können die in Kontor verwalteten Produkte direkt angebunden werden. Dies umfasst den Austausch von Produktdaten, Lagerbeständen, Preisen, gegebenenfalls auch Sonderpreisen für Kunden, Produktbildern sowie sämtlichen Artikelbeschreibungen. Zusätzlich erlaubt die Merkmalsverwaltung die Übertragung erweiterter Produkteigenschaften, wie technische Daten. Dokumente, Bestellstatus und Trackingdaten für Sendungen können ebenfalls von Kontor MED übermittelt werden.

Das Synchronisationscenter hat die Aufgabe, zeitgesteuert verschiedene Aufgaben abzuarbeiten, darunter den Datenaustausch mit E-Commerce-Systemen. Aufträge werden über das Synchronisationscenter von Kontor MED vollautomatisch eingelesen, sodass sie stets aktuell zur Verfügung stehen.

Ja, im integrierten B2B-Shop von Kontor MED besteht die Möglichkeit, ein kundenspezifisches Artikelsortiment zu hinterlegen, das im Shop angeboten werden kann. Hier können auch kundenspezifische Kategorien für die Artikel definiert werden, sowie Verpackungseinheiten, Bezeichnungen und Konditionen, die für den Kunden im B2B-Shop gelten. Dadurch erhalten Kunden einen personalisierten Zugang, der nur ihr Produktsortiment mit speziell ausgehandelten Preisen und Konditionen beinhaltet.

Auftragsdaten aus E-Commerce-Plattformen wie Shopware oder Shopify werden vollautomatisch aus dem Shop zu Kontor MED transferiert. Aufträge werden über das Synchronisationscenter von Kontor MED automatisch eingelesen, sodass sie stets aktuell zur Verfügung stehen und weiterverarbeitet werden können.

Ja, für B2B-Artikel können kundenspezifische Konditionen hinterlegt werden, die im Shop gelten. Das Preissystem von Kontor MED ist mehrstufig und ermöglicht die Hinterlegung von Standardpreisen, Gruppenpreisen und Sonderpreisen. In den einzelnen Stufen können Staffelpreise hinterlegt werden. Auch Rabattkonditionen können angelegt werden und beeinflussen die Nettopreisliste, die im Kundenmodul eingesehen werden kann.

Ja, über die Integration können Trackingdaten für Sendungen von Kontor MED an Plattformen wie Shopware oder Shopify übermittelt werden. Im Kontor MED B2B-Shop steht eine umfangreiche Bestellübersicht zur Verfügung, die stets den aktuellen Status der Bestellungen anzeigt und auch Tracking-Daten des Versanddienstleisters umfasst. Dadurch kann ein Web-Tracking durch den Kunden durchgeführt werden.

Kontor MED umfasst eine umfangreiche Produktdatenverwaltung, die es ermöglicht, aus einer einzigen Datenbasis Daten in unterschiedliche E-Commerce-Plattformen auszuspielen. Dies kann zum Beispiel der eigene Webshop sein, es können aber auch Marktplätze oder gängige Shoplösungen für die Medizinproduktebranche sein.

Die E-Commerce-Integration mit Kontor MED ermöglicht es, aus einer einzigen Datenbasis Daten in unterschiedliche E-Commerce-Plattformen auszuspielen. Dies schließt den eigenen Webshop, Marktplätze und den integrierten B2B-Shop ein. Der B2B-Shop hat den Vorteil, dass dort kundenspezifische Produktsortimente gepflegt werden können, wodurch Kunden einen personalisierten Zugang erhalten, der ihr Produktsortiment mit speziell ausgehandelten Preisen und Konditionen beinhaltet. Der B2B-Shop ist für eine besonders schnelle und einfache Abwicklung konzipiert. Die Anbindung anderer Plattformen wie Shopware und Shopify ermöglicht die nahtlose, vollautomatisierte Anbindung von Produktdaten, Lagerbeständen und Preisen.

Für die Abwicklung von Sprechstundenbedarf im Kontor MED navigieren wir zum Menü Fakturierung SSB im Kontor Startmenü, wo wir auf drei wesentliche Punkte stoßen: die SSB Anforderung, die SSB Verteilung und die SSB Fakturierung.

Die Abwicklung von Sprechstundenbedarf beginnt mit der SSB Anforderung. In diesem ersten Schritt wählen wir die Aufträge aus, die fakturiert werden sollen, und versenden die entsprechenden Rezeptanforderungen oder Rezeptaufstellungen an die Kunden.

Nach der Anforderung werden die Aufträge im Modul SSB Verteilung abgelegt. Aus diesem Modul heraus können dann die Rezepte, die vom Kunden eingereicht wurden, sowie die Rezepte, die selbst gedruckt und dann vom Kunden übergeben wurden, verteilt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Rezepte zu scannen, bevor die Verteilung erfolgt. Im Anschluss daran können die Aufträge fakturiert werden.

Die SSB-Fakturierung mit Kontor MED stellt den abschließenden Schritt in der Abwicklung des Sprechstundenbedarfs (SSB) dar. Dieser Prozess wird im Modul SSB-Fakturierung durchgeführt, das im Startmenü von Kontor unter dem Register Fakturierung SSB zugänglich ist. Nach dem Öffnen des Moduls werden alle Vorgänge angezeigt, die zur Rechnungserstellung bereitstehen. Es ist von großer Bedeutung, vor der Erstellung der Rechnungen zu überprüfen, ob für sämtliche Vorgänge die erforderlichen Rezepte vorliegen. Für alle Vorgänge, bei denen die Rezepte bereits gescannt wurden, ist die Spalte Rezept erhalten entsprechend markiert. Um die Abrechnung freizugeben, markieren Sie alle Rechnungen, für die Sie ein Rezept erhalten haben, und wählen im Kontextmenü die Option Rezept erhalten. Die Abrechnung erfolgt dann über den Button Stapeldruck. Nach dem Klick auf diesen Button öffnet sich das Druckmenü, und durch einen weiteren Klick auf Druck starten werden alle ausgewählten Vorgänge fakturiert.

Ja, die Möglichkeit, Rezepte für Sprechstundenbedarfsaufträge zu scannen, wird durch Kontor MED bereitgestellt. Bei einem Sprechstundenauftrag können die erhaltenen Rezepte entweder dem Auftrag oder dem Lieferschein zugeordnet werden. Diese Scans werden dann mit dem entsprechenden Auftrag oder Lieferschein verknüpft, was es ermöglicht, sie auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder abzurufen. Die Scans der Rezepte werden in Kontor MED gespeichert und dienen als Nachweis. Zudem können die Scans während der Bearbeitung als Kontrollmittel verwendet werden, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Rezepte im Vergleich zum Auftrag zu überprüfen.

Die Sprechstundenbedarfsverordnung, die von den einzelnen kassenärztlichen Verbänden herausgegeben wird, legt präzise fest, welche Produkte als Sprechstundenbedarf anerkannt werden. Unternehmen, die das ABDATA Modul nutzen, haben Zugriff auf den ABDA-Katalog, der Artikel mit PZN umfasst und die automatische Aktualisierung von Preisen für Sprechstundenbedarfsartikel unterstützt. Im Modul Kundenartikeldetails kann festgelegt werden, ob ein Artikel für den Kunden als Sprechstundenbedarf eingestellt wird.

Im Modul SSB-Verteilung, das nach Erhalt der Rezepte vom Kunden genutzt wird, können Korrekturen an der Verteilung der Produkte vorgenommen werden. Über das Kontextmenü, das durch einen Rechtsklick aufgerufen wird, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie Verteilung auf Kasse 1, Verteilung auf Kasse 2, Verteilung auf privaten Sprechstundenbedarf sowie Verteilung auf Sachkosten.

Ja, Kontor MED bietet detaillierte Möglichkeiten, die verschiedenen Status von Sprechstundenbedarf abzubilden und zu analysieren. So sind Auswertungen zu Beständen, gelieferten Mengen und Werten, Umsätzen in verschiedenen Dimensionen (Artikel, Kunden, Vertreter und weitere) tabellarisch wie grafisch möglich und unterstützen sie optimal, Verkauf und Abrechnung von SSB gezielt zu messen und steuern.

Kontor speichert automatisch alle Belege, wie zum Beispiel Rechnungen, in einem Belegarchiv als PDF-Datei. Das Modul DMS (Dokumentenmanagement) ermöglicht die elektronische Verwaltung von Dokumenten, die entweder elektronisch oder als gescannte Papierdokumente erfasst werden. Durch Integration mit EcoDMS ist ein revisionsfähiges DMS-System anbindbar, das nahtlos mit Kontor verbunden werden kann.

Der Bereich Verkauf in Kontor MED bietet eine Vielzahl essenzieller Module. Das Modul Angebote dient der Erstellung und Verwaltung von Angeboten. Das Modul Aufträge ist zentral für die Erfassung und Verwaltung neuer und bestehender Aufträge, einschließlich Kommissionsaufträgen und Streckenrechnungen. Im Modul Kunden erfolgt die zentrale Verwaltung aller kundenbezogenen Informationen. Das Dispositionsmodul bietet eine Bestands- und Reservierungsübersicht. Das Modul Rückstände listet alle noch nicht gelieferten Auftragspositionen auf. Listen und Sonderpreise sowie Rabattkonditionen verwalten Preislisten, Sonderpreise und Rabatte. Die Fakturierung wird durch die Module Fakturierung SSB, Fakturierung PB, Fakturierung starten und Rechnungen abgewickelt, wobei auch Direktfaktura und Stornorechnungen möglich sind. Zusätzlich gibt es Module für die Geräteverwaltung und Reparaturaufträge.

Die Erfassung eines Angebots erfolgt im Angebotsmodul. Zunächst vergibt Kontor MED automatisch eine neue Angebotsnummer. Anschließend kann ein Kunde ausgewählt und ins Angebot übernommen werden. Zudem besteht die Möglichkeit, einen individuellen Kopf- oder Fußtext einzugeben, wobei auch Textbausteine verwendet werden können. Bei der Erfassung der Positionen ist es möglich, auf die Kundenhistorie zuzugreifen. Es können mehrere Produkte gleichzeitig erfasst und als Alternativ- oder Optionalpositionen festgelegt und in Gruppen unterteilt werden. Bilder können zugeordnet werden. Während der Angebotserfassung kann die Marge überprüft und die Preise der Produkte aktualisiert werden. Sonderpreise für Kunden können ebenfalls hinterlegt werden. Nach der Erfassung kann das Angebot per E-Mail an den Kunden gesendet werden.

Die Auftragserfassung erfolgt im Modul Aufträge. Nach dem Öffnen des Moduls werden die aktiven Aufträge angezeigt, und der Benutzer hat die Möglichkeit, auf diese zuzugreifen oder einen neuen Auftrag zu erfassen. Bei der Erfassung eines neuen Auftrags kann der Benutzer zunächst die Auftragsart auswählen. Neben dem normalen Auftrag stehen auch Kommissionsaufträge, Streckenrechnungen, Gutschriften und Rechnungskorrekturen zur Verfügung. Nach der Auswahl der Auftragsart wird der Kunde über das Feld Kundennummer erfasst. Sobald der Kunde gefunden ist, werden die Konditionen aus dem Kundenstamm übernommen, die gegebenenfalls angepasst werden können. Anschließend öffnet sich das Fenster zur Artikelpositionserfassung, in dem die entsprechenden Artikel eingegeben werden können. Die Suche berücksichtigt zunächst die Historie des Kunden, kann aber auch auf den Gesamtartikelstamm zugreifen. Während der Auftragseingabe werden alle relevanten Artikeldaten, einschließlich der Marge des Auftrags, direkt angezeigt. Nach der Erfassung kann eine Auftragsbestätigung automatisch versendet werden oder der Auftrag ist bereit für die Versandfreigabe.

Ja, im Preissystem in Kontor MED können kundenspezifische Sonderpreise hinterlegt werden, die höchste Priorität haben. Im Modul Listen und Sonderpreise im Bereich Verkauf können Listeneinträge für Kundengruppen verwaltet werden, mit Preisen, Gültigkeitszeiträumen und Mengenstaffeln. Das Modul Rabattkonditionen ermöglicht die Definition kundenindividueller Rabattkonditionen für Warengruppen. Alle Preise können mit Gültigkeitszeiträumen versehen werden, und in den einzelnen Stufen können Staffelpreise hinterlegt werden.

Das Modul Rückstände im Register Verkauf bietet einen umfassenden Überblick über die offenen Aufträge, indem es alle noch nicht gelieferten Auftragspositionen auflistet. Dies ermöglicht es, Kunden frühzeitig über potenzielle Lieferengpässe zu informieren und gegebenenfalls die Liefertermine anzupassen.

Ja, das Dispositionsmodul ermöglicht eine umfassende Bestands- und Reservierungsübersicht im Bereich Verkauf. Verkäufer sehen auf einen Blick, wie viele Artikel auf Lager sind, welche bereits reserviert wurden und welche Mengen vom Einkauf nachbestellt wurden. Engpassartikel können gefiltert werden, das sind Artikel, die zwar im Lager vorhanden sind, jedoch nicht in ausreichender Menge zur Erfüllung der offenen Aufträge bereitgestellt werden können. Für diese Artikel besteht die Möglichkeit, den verfügbaren Lagerbestand auf die Kunden zu verteilen, die diese Artikel bestellt haben.

Alle zur Fakturierung fälligen Lieferungen werden im Modul Fakturierung starten entweder auf Einzelrechnungen oder auf Sammelrechnungen zusammengefasst. In diesem Modul können die Vorgänge eingesehen und nach Abrechnungsintervall gefiltert werden, bevor sie zum Erstellen der Rechnungen übergeben werden. Im Modul Fakturierung können zu fakturierende Vorgänge gefiltert, ausgewählt und an das Rechnungsmodul übergeben werden, wo die Abrechnungen erstellt werden. Die Freigabe erfolgt basierend auf den im Kundenstamm hinterlegten Abrechnungskennzeichen oder durch Auswahl der zu berechnenden Positionen.

Ja, bei chargenpflichtigen Artikeln ist es erforderlich, beim Warenausgang die entsprechende Charge zuzuordnen. Das Modul Warenbewegungen protokolliert jeden einzelnen Ausgang im Lager und erfasst dabei die Chargeninformation des jeweiligen Artikels, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist, die im Verkaufsprozess relevant ist.

Im Modul Listen und Sonderpreise im Bereich Verkauf können Listeneinträge für Kundengruppen verwaltet werden. Sonderpreise können individuelle Preisvereinbarungen für bestimmte Artikel und Kunden darstellen. Diese haben die höchste Priorität und werden zuerst berücksichtigt. Alle Preise können mit Gültigkeitszeiträumen versehen werden, und in den einzelnen Stufen können Staffelpreise hinterlegt werden. Im Modul Rabattkonditionen können Rabattgruppen für Kunden definiert werden. Jeder Kunde kann für unterschiedliche Warengruppen individuelle Rabattkonditionen erhalten.

Ja, nach der Erfassung eines Auftrags im Modul Aufträge kann eine Auftragsbestätigung automatisch versendet werden. Dies kann auch im Kundenstamm hinterlegt werden.

Die Einkaufsabteilung in Kontor MED umfasst verschiedene Module. Dazu gehören das Modul Bestellungen, in dem alle Bestellvorgänge erfasst sind. Das Modul ABDA Katalog ist ein Sondermodul für Produkte mit PZN. Das Modul Neue Bestellplanung dient zur Erstellung einer neuen Bestellplanung. Im Modul Lieferanten erfolgt die Verwaltung der Lieferanten und deren Konditionen. Eingangsrechnungen können hier erfasst und zugeordnet werden. Im Modul Listen- und Sonderpreise Einkauf können Sonderkonditionen und Staffelpreise für Lieferanten hinterlegt werden. Das Modul Preisplanung ermöglicht die Planung neuer Einkaufspreise und Verkaufspreise. Auch das Rückstandsmodul für offene Bestellungen ist im Register Einkauf zu finden.

Die Bestellplanung wird über das Modul Neue Bestellplanung gestartet. Nach dem Öffnen müssen zunächst die Parameter festgelegt werden, wie das Lager und optional einer oder mehrere Lieferanten. Der Modus für die Bestellplanung kann festgelegt werden (Standardlieferant oder günstigster EKA). Optional kann der kalkulatorische Bestellbedarf berücksichtigt werden, indem der mittlere Verbrauch und der voraussichtliche Verbrauch für eine bestimmte Anzahl von Tagen berechnet wird. Aus diesen Daten ermittelt Kontor Bestellvorschläge, die vom Einkaufsmitarbeiter geprüft und in Bestellungen überführt werden können.

Ja, Bestellungen können im Modul Bestellungen manuell erfasst werden, ähnlich wie ein Auftrag. Dabei kann der entsprechende Lieferant ausgewählt, Konditionen und Texte eingegeben und Artikel hinzugefügt werden. Nach der Eingabe besteht die Möglichkeit, die Bestellung direkt per E-Mail an den Lieferanten zu senden. In der Praxis wird das Bestellmodul und die Bestellungen hauptsächlich durch automatische Bestellvorschläge aus der Bestellplanung gefüllt.

Das Rückstandsmodul für offene Bestellungen ist im Register Einkauf des Startmenüs zu finden. Es dient dazu, dem Benutzer einen umfassenden Überblick über die offenen Bestellpositionen zu verschaffen und die Einhaltung der Liefertermine durch die Lieferanten zu überwachen. Nutzer können die offenen Bestellungen nach Lieferant oder Liefertermin sortieren und gegebenenfalls Bestellmahnungen versenden. Besonderheiten oder Lieferengpässe seitens des Lieferanten können vermerkt werden. Die Erstellung von Bestellmahnungen erfolgt durch eine Mehrfachauswahl der relevanten Lieferanten und Bestellpositionen, die dann per E-Mail verschickt werden.

Im Modul Eingangsrechnungen, das im Register Einkauf zu finden ist, können neue Eingangsrechnungen erfasst werden. Nach dem Öffnen des Moduls und Klick auf den Button Neu wird der Lieferant ausgewählt und relevante Daten aus dem Beleg übernommen (Belegnummer, Buchungstext, Zahlungsbedingungen, Nettobetrag). Zusatzkosten können registriert werden. Über den Button Positionenzuordnung können die Eingangsrechnung den vom Lieferanten gelieferten Positionen zugeordnet werden. Nach der Zuordnung kann die Preisprüfung durchgeführt werden, wobei Kontor MED die Preise mit denen des Lieferanten vergleicht und gegebenenfalls der durchschnittliche Einkaufspreis neu errechnet wird. Die Eingangsrechnung kann dann im Kontor MED übernommen werden.

Ja, im Modul Lieferanten erfolgt die Verwaltung der Lieferanten, deren Sortiment und die Einkaufskonditionen, einschließlich der Eingabe von Versandkosten und Versandkostenbereichen. Im Modul Listen- und Sonderpreise Einkauf gibt es die Möglichkeit, Sonderkonditionen und Staffelpreise für unterschiedliche Lieferanten zu hinterlegen. Zu jeder Preisinformation können Gültigkeitsinformationen hinterlegt werden, also der Zeitraum, in dem der jeweilige Einkaufspreis gültig ist. Für jeden Artikel können so beliebig viele Sonderpreise hinterlegt werden.

Die Preisplanung im Modul Preisplanung dient dazu, Preisänderungen flexibel einzuplanen. Nach dem Anlegen einer neuen Preisplanung wird der entsprechende Lieferant ausgewählt und eine Information zum Grund der Preisänderung eingestellt. Artikel können manuell hinzugefügt oder per Import aus einer Excel-Datei übernommen werden. Kontor MED zeigt an, wie sich die Preisänderung auswirkt, einschließlich des alten Einkaufs- (EK) und Verkaufspreises (VK) sowie der neuen Marge. Verkaufspreise können angepasst und die Preise anschließend aktiviert werden, sodass die Preisänderungen automatisch zum entsprechenden Zeitpunkt eingespielt werden.

Im Modul Lieferanten kann das Sortiment des Lieferanten eingesehen werden, sodass die Artikel, die von diesem Lieferanten geliefert werden, sowie die geltenden Konditionen für diese Artikel eingesehen werden können.

Die intelligente Bestellplanung in Kontor fasst Bedarfe aller Aufträge zusammen und berücksichtigt eventuelle Mindestbestände und prognostizierte Verbräuche. Für Kommissionsbestellungen, welche vom Lieferanten direkt an den Kunden versandt werden, biete Kontor eine spezielle Auftragsart, die aus dem Auftrag automatisch die Bestellung erzeugt, kundenspezifische Informationen wie Seriennummern, Bestellvarianten überträgt und die Chargenerfassung auch für solche Vorgänge ermöglicht.

Ja, aus dem Modul Bestellungen kann auch direkt ein Wareneingang angestoßen werden, was über den Button Wareneingang im linken Bereich geschieht. Bei der Erfassung einer Eingangsrechnung kann diese den vom Lieferanten gelieferten Positionen zugeordnet werden. Manuelle Bestandsbuchungen ermöglichen ebenfalls die Erfassung von Wareneingang oder Warenausgang.

Das Chargenmodul spielt eine entscheidende Rolle in einem ERP-System für die Medizinproduktbranche, da die Verwaltung von Chargen von großer Bedeutung ist. Der Zugang erfolgt entweder über die Artikelverwaltung im Register Lager oder direkt über das Startmenü im gleichen Register. Innerhalb des Chargenmoduls können alle vorhandenen Chargen eingesehen und überwacht werden. Für jede Charge sind Informationen wie Chargennummern, Verfallsdaten und gegebenenfalls Produktionsdaten hinterlegt. Zudem ermöglicht das Register Warenbewegung, den Zeitpunkt zu verfolgen, an dem die Charge ins Lager gelangt ist. Es besteht auch die Möglichkeit, gesperrte Chargen wieder freizugeben. Darüber hinaus bietet das Chargenmodul die Option, Labels zu drucken, wobei der Kontor MED Label Designer auch UDIs als Barcode auf den Labels anzeigen kann. In Kontor MED sind alle chargenpflichtigen Artikel im Artikelstamm entsprechend gekennzeichnet. Für alle Artikel, die einen Chargentyp zugeordnet haben, ist es erforderlich, beim Wareneingang sowie beim Warenausgang die entsprechende Charge zuzuordnen.

Chargen werden im System beim Wareneingang chargenpflichtiger Artikel eindeutig registriert. Dies ist eine zwingende Anforderung für Artikel mit zugeordnetem Chargentyp.

Das Modul Warenbewegungen protokolliert jeden einzelnen Eingang und Ausgang im Lager und erfasst dabei die Chargeninformation des jeweiligen Artikels, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist. Dies ist relevant, um jede Charge vom Wareneingang bis zum Warenausgang nachvollziehen zu können.

Ja, bei chargenpflichtigen Artikeln ist es erforderlich, beim Warenausgang die entsprechende Charge zuzuordnen. Dies wird im Modul Warenbewegungen protokolliert und somit nachvollziehbar. Bei der Erstellung von Paketlabels ist gegebenenfalls die Zuordnung der Gefahrgutartikel zu den einzelnen Paketen notwendig, wozu auch Chargeninformationen gehören können.

Das Chargenmodul ermöglicht die Einsicht und Überwachung aller vorhandenen Chargen. Für jede Charge sind Informationen wie Chargennummern und Verfallsdaten hinterlegt. Der häufigste Chargentyp, CH01, umfasst sowohl das Charge- als auch das Verfallsdatum. Dies impliziert, dass mehrere Chargen eines Artikels im System parallel verwaltet werden können.

Bei chargenpflichtigen Artikeln ist es bei der manuellen Bestandsbuchung erforderlich, die Charge des Artikels auszuwählen. Beim Wareneingang sowie beim Warenausgang chargenpflichtiger Artikel ist die entsprechende Charge zuzuordnen.

In der Chargenverwaltung oder entsprechenden Reports können Filterkriterien gesetzt werden, um bereits abgelaufene oder bald verfallende Chargen zu Identifizieren

Inventurbuchungen, die im Rahmen einer Jahresinventur oder einer laufenden Inventur vorgenommen wurden, sind im Warenbewegungsmodul dokumentiert und tragen zur Kontrolle der Warenbuchungen bei. Die Chargeninformation des jeweiligen Artikels wird ebenfalls erfasst und ist jederzeit einsehbar, was auf eine Berücksichtigung bei der Inventur hindeutet.

Das Modul Warenbewegungen protokolliert jeden einzelnen Eingang und Ausgang im Lager und erfasst dabei die Chargeninformation, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist. Diese Nachverfolgbarkeit ist relevant, um betroffene Chargen bei Rückrufen gezielt identifizieren und nachverfolgen zu können.

Ja, die Chargeninformation wird im Modul Warenbewegungen erfasst und ist jederzeit einsehbar. Im Chargenmodul besteht die Option, Labels zu drucken. Mit dem Kontor MED Label Designer können die entsprechenden Labels gestaltet werden, sodass auch UDIs als Barcode auf den Labels angezeigt werden können. Diese Chargeninformationen können somit im Reportwesen für Dokumente und Labels verwendet werden.

Kontor MED unterstützt den Versandprozess durch mehrere Module im Register Lager. Das Modul Versandfreigabe dient dazu, die vorhandenen Aufträge für den Versand freizugeben. Das Modul Lagerleitstand dient als zentrale Schaltstelle für alle Kommissionierungsvorgänge sowie Versandaufträge im Lager. Das Modul Versandabwicklung hat die Hauptaufgabe, für die kommissionierten Lieferscheine Paketlabels zu generieren und Ladelisten sowohl für die eigenen Touren als auch für die Versanddienstleister zu erstellen.

Das Modul Versandfreigabe ist ein wichtiger Bestandteil des Systems und befindet sich im Register Lager des Kontor MED Startmenüs. Die Hauptaufgabe dieses Moduls besteht darin, die vorhandenen Aufträge für den Versand freizugeben, sodass diese effizient bearbeitet werden können. Im Modul Versandfreigabe hat der Lagermitarbeiter die Möglichkeit zu sehen, welche Aufträge momentan zur Generierung von Picklisten zur Verfügung stehen. Für ein bestimmtes Freigabedatum werden standardmäßig alle Aufträge angezeigt, deren Lieferfreigabetag dem Freigabedatum entsprechen. Der Versandmitarbeiter kann entscheiden, welche Aufträge er freigeben möchte und aus diesen Picklisten erstellen möchte.

Das Modul Lagerleitstand ist im Register Lager im Kontor Startmenü integriert und dient als zentrale Schaltstelle für alle Kommissionierungsvorgänge sowie Versandaufträge im Lager. In diesem Modul werden die laufenden Vorgänge mit ihrem jeweiligen Status angezeigt, was den Lagermitarbeitern ermöglicht, Einblick in diese Vorgänge zu nehmen und sie aktiv zu beeinflussen. Beispielsweise können die verschiedenen Picklisten eingesehen werden, die eine Zusammenfassung eines oder mehrerer Aufträge darstellen, die gemeinsam kommissioniert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Lieferscheine nachzudrucken und Vorgänge zu stornieren oder zu pausieren. Diese Vorgänge können bestimmten Terminals zugeordnet werden.

Im Modul Versandabwicklung werden Paketlabels für den jeweiligen Versanddienstleister generiert und Ladelisten sowohl für die eigenen Touren als auch für die Versanddienstleister erstellt. Wenn Aufträge Gefahrgut enthalten, hat dies zur Folge, dass bei der Erstellung des Lieferscheins gleichzeitig ein Beiblatt ausgedruckt wird, welches speziell die Gefahrstoffe ausweist. Des Weiteren wird beim Transport von Gefahrgut auf der Ladeliste, die von Kontor MED erstellt wird, das Gefahrgut separat ausgewiesen.

Ja, über die Integration mit E-Commerce-Plattformen wie Shopware oder Shopify können Trackingdaten für Sendungen von Kontor MED übermittelt werden. Im Kontor MED B2B-Shop steht eine umfangreiche Bestellübersicht zur Verfügung, die stets den aktuellen Status der Bestellungen anzeigt und auch Tracking-Daten des Versanddienstleisters umfasst. Dadurch kann ein Web-Tracking durch den Kunden durchgeführt werden.

Trackingdaten für Sendungen können von Kontor MED an E-Commerce-Plattformen wie Shopware oder Shopify übermittelt werden. Im Kontor MED B2B-Shop steht eine umfangreiche Bestellübersicht zur Verfügung, die stets den aktuellen Status der Bestellungen anzeigt und auch Tracking-Daten des Versanddienstleisters umfasst. Dadurch kann ein Web-Tracking durch den Kunden durchgeführt werden.

Ja, bei der Auftragseingabe kann festgelegt werden, ob für den entsprechenden Auftrag Teillieferungen gelten. Im Modul Versandfreigabe wird für jeden Auftrag die Lieferquote angezeigt, sodass sichtbar ist, ob der Auftrag vollständig kommissionierbar ist oder nur teilweise.

Gefahrgut und Gefahrstoffe müssen im Artikelstamm mit ihren spezifischen Merkmalen als solche gekennzeichnet werden. Wenn in Kontor MED Aufträge erfasst werden, die Gefahrgut enthalten, wird bei der Erstellung des Lieferscheins gleichzeitig ein Beiblatt ausgedruckt, welches speziell die Gefahrstoffe ausweist. Des Weiteren wird beim Transport von Gefahrgut auf der Ladeliste das Gefahrgut separat ausgewiesen. Bei der Erstellung von Paketlabels im Modul Versandabwicklung ist es notwendig, Gefahrgutartikel den einzelnen Paketen zuzuordnen, damit die entsprechenden Gefahrgutaufkleber für den Versand angebracht werden können. Dies ist eine gesetzliche Anforderung.

In der Tourenverwaltung kann die Versandschnittstelle, die für diese Tour verwendet werden soll, angegeben werden. Bei Touren von Versanddienstleistern oder Spediteuren kann die entsprechende Versandschnittstelle der Tour zugeordnet werden. Dies ermöglicht, dass bei der Generierung von Versandlabels für die entsprechende Sendung mit der Tour die Versandlabels über den jeweiligen Versanddienstleister (z.B. DHL, DPD, Transoflex, UPS, GLS, DAXA) zugeordnet werden können. Im Modul Versandabwicklung sendet das System die Details der erfassten Sendung an den jeweiligen Versanddienstleister und erhält im Gegenzug die fertigen Paketlabels, die dann von Kontor MED ausgedruckt werden.

Beim Versand chargenpflichtiger Artikel ist es erforderlich, die entsprechende Charge beim Warenausgang zuzuordnen. Dies wird im Modul Warenbewegungen protokolliert. Der Prozess der Versandabwicklung, beginnend mit dem Scannen des Lieferscheins, führt zur Generierung von Paketlabels und Ladelisten, was impliziert, dass die Bestandsbuchungen entsprechend erfolgen und der Bestand im Lager aktualisiert wird.

Die Dokumentenverwaltung in Kontor MED wird durch das Modul DMS (Dokumentenmanagement) und das Belegarchiv realisiert. Das Belegarchiv speichert automatisch alle von Kontor erzeugten Belege wie Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen als PDF-Datei. Das Modul DMS ermöglicht es, unterschiedliche Arten von Dokumenten elektronisch zu verwalten. Dies sind nicht nur die von Kontor erzeugten Belege, sondern auch Eingangsrechnungen und viele weitere Dokumentarten, die elektronisch oder gescannt erfasst werden können.

In der Dokumentenverwaltung können von Kontor erzeugte PDF-Dateien der Ausgangsbelege gespeichert werden. Auch Eingangsrechnungen und viele weitere Dokumentarten können erfasst werden, entweder elektronisch, zum Beispiel als E-Mail, oder in Papierform, wobei der Beleg gescannt werden muss. Dokumente können per Dateiimport hinzugefügt werden. Es ist möglich, in einem einzelnen Beleg mehrere Seiten zusammenzufassen, die dann beim Speichern in einer einzelnen PDF-Datei zusammengefasst werden.

Belege werden im Belegarchiv automatisch zu jedem Vorgang abgelegt. Bei der Belegerfassung für DMS aus einem Programmmodul heraus, z.B. aus dem Kunden- oder Auftragsmodul oder für Produkte, werden bereits durch Kontor MED die erforderlichen Attribute des Datensatzes, wie etwa die Artikelnummer oder die Kundennummer, automatisch zugewiesen. Das zu erfassende Dokument wird dann von Kontor MED automatisch mit dem jeweiligen Datensatz verbunden und zusammen mit diesem im Dokumentenmanagementsystem abgespeichert.