1. Dokumente direkt am Vorgang erfassen: Alles am richtigen Ort

Ein herausragender Vorteil von Kontor MED ist die Möglichkeit, in nahezu jedem Modul relevante Dokumente direkt mit dem jeweiligen Datensatz zu verknüpfen:

• Kontextbezogene Ablage: Hängen Sie gescannte Bestellungen an den Kundenauftrag, Sicherheitsdatenblätter an den Artikel, E-Mail-Korrespondenz an den Kunden oder eingescannte Rezepte an den SSB-Vorgang.

• Kein Suchen mehr: Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente sind sofort griffbereit und müssen nicht in separaten Ordnerstrukturen gesucht werden.
   

2. Flexible Erfassungsmethoden: Scannen, Importieren, Fotografieren

Kontor MED unterstützt verschiedene Wege, um Dokumente ins System zu bringen:

• Scanner-Integration: Nutzen Sie gängige TWAIN-kompatible Scanner (Flachbett oder Dokumenteneinzug), um Papierdokumente direkt zu digitalisieren. Mehrseitige Dokumente werden automatisch zu einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst.

• Datei-Import: Importieren Sie bereits vorhandene digitale Dokumente wie PDFs, E-Mails oder Bilddateien.

• Kamera-Aufnahme: Erfassen Sie Dokumente schnell und unkompliziert per Kamera.

• Erweiterte Scan-Konfiguration: Für spezielle Anforderungen können über die Scannereinstellungen auch externe Open-Source-Tools (wie NAPS2) eingebunden werden, um detaillierte Scan-Parameter (Farbtiefe, Kontrast etc.) zu steuern.
   

3. Intelligente Verschlagwortung: Automatische Zuordnung

Sparen Sie Zeit bei der Indexierung Ihrer Dokumente:

• Automatische Attribute: Wenn Sie ein Dokument aus einem spezifischen Datensatz heraus erfassen (z.B. aus einem Kundenauftrag), übernimmt Kontor MED automatisch relevante Informationen wie die Kunden- oder Artikelnummer als Attribute für das Dokument im DMS.

• Konsistenz: Dies stellt eine einheitliche und korrekte Verschlagwortung sicher und erleichtert die spätere Recherche.

4. Integriertes Belegarchiv: Automatisch generierte Dokumente sicher aufbewahrt

Alle von Kontor MED selbst erstellten Ausgangsbelege werden automatisch verwaltet:

• Zentraler Speicher: Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und andere Belege werden bei ihrer Erstellung automatisch als PDF-Datei im Modul "Belegarchiv" abgelegt.

• Jederzeitiger Zugriff: Über das Belegarchiv können Sie jederzeit auf diese Dokumente zugreifen, sie anzeigen oder erneut per E-Mail versenden.
   

5. Nahtlose Anbindung an Staandard-DMS-Systeme (z.B. EcoDMS)

Für erweiterte Anforderungen an Dokumentenmanagement und Revisionssicherheit bietet Kontor MED flexible Integrationsmöglichkeiten:

• Wahlmöglichkeit: Sie können das integrierte DMS von Kontor MED nutzen oder ein externes, professionelles DMS anbinden.

• Spezialisierte Schnittstelle: Es besteht eine erprobte, nahtlose Schnittstelle zum bekannten revisionssicheren DMS-System EcoDMS.

• Automatischer Transfer: Bei aktivierter EcoDMS-Schnittstelle werden alle in Kontor MED erfassten oder generierten Dokumente automatisch an EcoDMS übergeben und dort archiviert.

• Customizing: Auch andere DMS-Systeme können über individuelle Anpassungen (Customizing) an Kontor MED angebunden werden.

Fazit: Kontor MED bietet eine umfassende und flexible Lösung für Ihr digitales Dokumentenmanagement. Die Möglichkeit, Dokumente kontextbezogen an nahezu jeden Datensatz anzuhängen, kombiniert mit flexiblen Erfassungsmethoden und der Option zur Anbindung professioneller, revisionssicherer Systeme wie EcoDMS, schafft Transparenz, reduziert Suchzeiten, unterstützt Compliance-Anforderungen und ermöglicht Ihnen einen effizienten, papierarmen oder sogar papierlosen Arbeitsablauf.

Kontor MED: Ihr zentraler Zugang zu allen relevanten Dokumenten

Kontor MED bietet Ihnen leistungsstarke Werkzeuge für ein effizientes Dokumentenmanagement. Nutzen Sie das integrierte Belegarchiv für automatisch erzeugte Ausgangsbelege oder binden Sie eine professionelle DMS-Lösung wie EcoDMS nahtlos an, um alle Arten von Dokumenten digital und zentral zu verwalten.