Buchhaltung, Mahnwesen & Datev-Schnittstelle
Überblick behalten über Rechnungen, Zahlungen und offene Posten: So gelingt's mit den Kontor R4 Buchhaltungsmodulen.
Belege einfach bereitstellen
- Export von Finanzdaten
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Zeitraum wählbar
- Rechnungsausgänge im DATEV-Format
Belegausgabe per Knopfdruck
Kontor R4 ermöglicht die einfache Aus- und Weitergabe von Finanzdaten an Ihren Steuerberater oder an eine Finanzsoftware. Der entsprechende Zeitraum ist wählbar und Sie entscheiden, ob Sie die jeweiligen Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen exportieren möchten. Die Ausgabe erfolgt im DATEV-Format, was den Austausch verschiedener Buchhaltungsdaten zwischen Steuerbüro, beziehungsweise Buchführung, und Anwender deutlich vereinfacht.
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Langes Suchen war gestern
Die meiste Zeit am Tag arbeiten wir am Computer. Dabei entstehen Massen von Dokumenten, E-Mails, PDFs, Textdateien usw. Diese unterschiedlichen Dateien speichern wir in der Regel an unterschiedlichen Stellen. Zu Anfang ist das noch übersichtlich aber mit der Zeit wächst die Zahl der Dokumente und Verzeichnisse an. Wird nun nach einem Dokument gesucht, welches vor Wochen oder Monaten erstellt wurde, so kann das seine Zeit dauern, bis es gefunden wird. Werden diese Dokumente alle zentral im Dokumentensystem gespeichert, so wird kostbare Zeit für die Suche eingespart. Über die Suchfunktion kann im Volltext nach Dokumenten gesucht werden. Nicht nur die Verwaltung von selbst erstellten Dateien ist im DMS möglich. Externe Dateien können eingescannt und ebenso übersichtlich verwaltet werden. Die zentrale Datenspeicherung im Dokumentensystem ermöglicht außerdem einen direkten Zugriff auf alle Dokumente. Dieser Zugriff ist ortsunabhängig und bietet dadurch eine große Flexibilität. Durch die Möglichkeit, einem Dokument eine Notiz zuzufügen wird die Kommunikation zwischen verschiedenen Mitarbeitern vereinfacht und wichtige Informationen gehen nicht verloren.
Dokumentenmanagement
- Zeitsparend
- Interne und externe Dokumente
- Zugriff von überall
- Alles an einem Ort
- Einfache Kommunikation
Rechnungsausgang
- Ausgangsrechnungen im Überblick
- Zahlungseingänge buchen
- Teilzahlungen
- Offene Gutschriften
- Offene Posten
- Offene Rechnungen
Zahlungseingänge zuordnen
Es versteht sich von selbst, wie wichtig eine übersichtliche und einfache Zahlungseingangskontrolle ist. Kontor R4 bietet Ihnen einen guten Überblick über alle Ausgangsrechnungen. Die entsprechenden Zahlungseingänge können schnell den zugehörigen Rechnungen zugeordnet werden. Dies ist als Teilzahlung oder komplett möglich. Skontoabzüge werden berücksichtigt. Offene Teilbeträge bleiben übersichtlich in den „offenen Posten“ erhalten. Nur so behalten Sie die offenen Rechnungen und Gutschriften im Auge. In Listenansicht sind offene Gutschriften, alle offenen Posten oder alle offenen Rechnungen abrufbar.
Mahnwesen
- Übersicht fällige Rechnungen
- Mahnung fällige Rechnungen
- Unterschiedliche Mahnstufen
- Mahnlauf von mehreren Rechnungen
Manchmal bedarf es einer Erinnerung
Kontor R4 bietet Ihnen eine detaillierte Übersicht über alle fälligen Rechnungen. Manchmal kommt es vor, dass an eine Zahlung erinnert werden muss. Mit dem integrierten Mahnwesen ist die Mahnung fälliger, nicht ausgeglichener Rechnungen ohne viel Zeitaufwand realisierbar. Kontor R4 schlägt die entsprechend fälligen Rechnungen für den ersten Mahnlauf vor. Hier kann die fällige Rechnung ausgewählt werden und ein Mahnung generiert werden. Über eine Mehrfachauswahl in der Liste können auch mehrere Rechnungen ausgewählt werden, die das Programm dann hintereinander „abarbeitet“. Werden die gemahnten Rechnungen trotz Zahlungserinnerung nicht ausgeglichen, kommen sie automatisch zum entsprechenden Termin in die zweite und dritte Mahnstufe.
Zahlungen schneller verbuchen
Mit dem Modul „Zahlungsabgleich“ vereinfachen Sie die Überprüfung und Buchung Ihrer Zahlungseingänge. Kontor R4 importiert Ihre Buchungen vom Bankkonto oder Paypal und gibt Ihnen die Daten entsprechend in Listenform aus. Die Beträge können den entsprechenden Belegen unter Berücksichtigung von Skontobeträgen manuell zugeordnet werden. Möchten Sie auch die Zuordnung automatisieren, können bestimmte Parameter zum Abgleich definiert werden. Diese Automatisierung ist besonders für Unternehmen mit vielen Zahlungseingängen von Bedeutung, da eine manuelle Buchung viel Zeit in Anspruch nimmt. Auch im Onlinehandel ist eine regelmäßige und unkomplizierte Überprüfung der Zahlungen von großer Bedeutung. Schließlich soll die Ware sofort nach dem Zahlungseingang verschickt werden.
Automatisierter Zahlungseingang
- Kontoauszüge importieren
- Rechnungen abgleichen
- Zahlungen manuell buchen
- Daten werden auf bestimmte Parameter überprüft
Alle Belege verfügbar
- Übersicht über alle Druckaufträge in Kontor
- Automatische Archivierung im PDF-Format
- Listensuche über alle Felder
- Stornieren von Belegen
- Belege per Email versenden
Informationszentrale
Im Kontor R4 integrierten Belegarchiv werden alle generierten Druckaufträge übersichtlich abgebildet. Die Archivierung erfolgt im PDF-Format. Über die Listenaktionen im oberen Menüband können die Belege angezeigt, versendet, storniert oder gedruckt werden. Die Standardinformationen werden als Listenansicht dargestellt und eine Suche kann über alle Felder erfolgen. Somit finden Sie schnell das gerade benötigte Dokument. Die Dateilinformationen können ebenfalls hier eingesehen werden und per Vernknüpfung gelangt man auf Wunsch direkt zum Kundenstamm oder zum entsprechenden Auftrag.
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