Verkaufsprozesse flexibel gestalten
So gestalten Sie Ihre Verkaufsprozesse optional und zeitsparend: Vom Angebot bis zum Versand.
Professionelle Angebote
- Standardisierte Bearbeitung von Angeboten
- Ausführliche Artikelbeschreibungen
- Textbausteine
- Alternativpositionen
- Effektiv arbeiten mit Paketartikeln
Angebote schnell & einfach erstellt
Am Anfang einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung steht ein professionelles Angebot. In Kontor R4b können individuelle Angebote an bestehende Kunden und neue Interessenten schnell und professionell erstellt werden. Die Möglichkeit der Eingabe einer ausführlichen Artikelbeschreibung bietet dem Interessenten eine genaue Vorstellung vom angebotenen Produkt. Optional können in das Angebot Bilder und Zusatztexte integriert werden, welche die Leistung oder das Produkt zusätzlich erklären. Das Zufügen von Alternativpositionen rundet das Angebot zusätzlich ab. Im Angebot integrierte Paketartikel bieten die Möglichkeit, ein Paket von mehreren Artikeln zu einem Verbund zusammenzuschließen und diesen Verbund mit einem Gesamtpreis anzubieten. Dieser Gesamtpreis ist, wenn gewünscht, frei wählbar, oder aufgrund der im Paket enthaltenen Artikel automatisiert kalkulierbar. Es können in Kontor R4 beliebig viele Pakete zusammengestellt und gespeichert werden. Diese Option ermöglicht eine zeitsparende Erfassung immer wiederkehrender Artikelkombinationen.
Angebote verfolgen
- Übersichlichliches Ordnersystem
- Termine überwachen
- Angebote überarbeiten
- Auftrag aus Angebot erstellen
Vom Angebot zum Auftrag
Ein gut organisiertes Ordnersystem hält Sie über die Entwicklungen Ihrer Angebote auf dem Laufenden und überwacht den Status und die Termine Ihrer Angebote. Zu jeder Zeit besteht die Möglichkeit Angebote zu überarbeiten oder zu ergänzen. Erfolgreiche Angebote können problemlos und einfach in Aufträge umgewandelt werden. Dies ist zeitsparend und Fehler bei der Übertragung in einen Auftrag werden dadurch ausgeschlossen. Eine Dokumentation der Gründe warum Angebote vom Interessenten nicht angenommen werden, gibt Raum für Reflexion und Weiterentwicklung.
Aufträge effizient abwickeln
- Auftrags-Schnellerfassung
- Kundenspezifische Konditionen
- Kunden-Artikelnummern
- Zugriff auf Kunden-Auftragshistorie
- Teilaufträge
- Stapeldruck
Komfortable Auftragserfassung
Aufträge sind die Basis aller Folgebelege wie Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung usw. Ein Auftrag kann sowohl direkt aus dem entsprechenden Kunden, dem Kundenstamm generiert werden, als auch über das Modul „Auftragserfassung“. Bei der Erfassung eines Auftrages werden von Kontor R4 bei der Eingabe der Auftragspositionen die kundenspezifischen Konditionen wie zum Beispiel Kunden-Artikelnummern berücksichtigt. Während der Eingabe von Artikelpositionen besteht Zugriff auf die Kundenauftragshistorie. Aus der Historie können Artikel durch eine Kopierfunktion übernommen werden, so dass die Eingabe bei immer wiederkehrenden Artikeln vereinfacht ist. Aus der Auftragserfassung ist die Erstellung von Teilaufträgen kein Problem. Alle Belege können über die Funktion „Stapeldruck“ ausgegeben werden, was den Workflow deutlich vereinfacht. Das Arbeiten mit „Artikelpaketen“ vereinfacht die Auftragserfassung zusätzlich. Immer wiederkehrende Artikelkombinationen können zu einem Paket zusammengefasst und gespeichert werden. Eine ständige Neuerfassung entfällt.
Weiterführende Links:
Kundenstammdaten
- Beliebig viele Ansprechpartner mit Kontaktdaten
- Unterschiedliche Lieferadressen
- Sonderkonditionen / Preisgestaltung
- Währung
- Sprache für Formulardruck
Stammdaten im Überblick
Verschiedene Kunden haben verschiedene Bedürfnisse und verschiedene Bedingungen. Um den Kundenbedürfnissen gerecht zu werden, sind in Kontor R4 alle kundenrelevanten Stammdaten auf einen Blick, übersichtlich organisiert. Den Kundenkontaktdaten können beliebig viele Ansprechpartner zugefügt werden. Hat ein Kunde unterschiedliche Lieferadressen? Die Verwaltung von abweichenden Lieferadressen ist in Kontor R4 Standard. Verschiedene Kunden haben verschiedene Preisgestaltungen. In Kontor R4 können nicht nur globale Rabatte und verschiedene Preislisten für verschiedene Kunden hinterlegt werden, sondern pro Kunde und Artikel entsprechende Sonderpreise. Bei manchen Kunden ist es notwendig, Formulare in ausländischer Sprache zu generieren. Die Auswahl der Sprache ist ebenfalls in den Konditionen im Kundenmodul individuell erfassbar.
Informationen auf einen Blick
- Kundenvorgangshistorie
- Dokumentenarchiv
- Notizen
- Artikelverkaufshistorie
- Auswertungen
Immer den Überblick behalten
Kunden sind individuell, kein Kunde ist wie der andere. Um Kundenvorgänge im Blick zu halten liefert Kontor R4 verschiedene nützliche Übersichten. In der Artikelverkaufshistorie können alle gekauften Artikel eingesehen werden. Es ist oft interessant nachzuvollziehen, wann ein Kunde wie viel Stück von einem Artikel zu welchem Preis gekauft hat. Die „Vorgangshistorie“ hält alle Prozesse wie Aufträge, E-Mails, Belege etc. bereit. Abläufe sind zu 100 % nachvollziehbar, ohne umständlich in verschiedenen Modulen den roten Faden suchen zu müssen. Im Dokumentenarchiv werden alle Belege des Kunden im PDF Format aufgelistet. Von hier aus können Belege geöffnet oder per E-Mail weiter versendet werden. Über ein „Notizen-Addin“ besteht die Möglichkeit, dass verschiedene Mitarbeiter relevante Informationen über einen Kunden hinterlegen, welche für alle Mitarbeiter einsehbar sind. Durch eine kundenspezifische Umsatzübersicht und die Auflistung aller offenen Rechnungen wird eine hilfreiche Transparenz der Daten geschaffen.
Automatische Rückstandsverwaltung
- Positionsbezogene Terminverwaltung
- Übersicht aller offener Auftragsposionen mit Termin
- Lieferstatusanzeige
- Automatische Fakturierung aus Rückstandsliste
Rückstände nicht aus den Augen verlieren
Um den Kunden langfristig zufrieden zu stellen ist es wichtig, Aufträge pünktlich zu erledigen. Die Rückstandsverwaltung in Kontor R4 behält alle Aufträge im Blick. Bei Aufträge mit mehreren Positionen können die Termine positionsbezogen verwaltet werden. Im Modul „Rückstandsverwaltung“ wird eine Übersicht aller offener Auftragspositionen mit Termin und Lieferstatusanzeige ausgegeben. Es besteht die Möglichkeit Lieferungen direkt aus diesem Modul zu fakturieren. Das ist übersichtlich und zeitsparend.
Flexible Erstellung von Belegen
- Ordnersystem
- Auftragsbestätungen
- Lieferscheine
- Rechnungen
- Picklisten
Wenn es schnell gehen muss
Mit Hilfe eines übersichtlichen Ordnersystems zur Organisation von Kundenaufträgen verlieren Sie nie den Überblick über den Status Ihrer Aufträge. Jeder Auftrag ist in dem Ordner entsprechend seines Abwicklungsstandes sortiert. Somit ist es unmöglich den Fortschritt der entsprechenden Bestellungen aus den Augen zu verlieren. Ob Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen, Dokumente drucken Sie einfach direkt aus dem Auftrag heraus, entweder einzeln, jedes Dokument für sich, oder alle Dokumente einer Bestellung zusammen, individuell an Ihren Workflow angepasst. Auch der Stapelduck von Belegen für mehrere Aufträge gleichzeitig ist kein Problem. Der Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen benötigt weitere Belege, die aus einem Auftrag generiert werden, wie z. B. Picklisten oder Betriebsaufträge? In Kontor R4 können zusätzliche Belege individuell angepasst und hinterlegt werden.
Immer im Zugriff
- Statusanzeige
- Belege per E-Mail
- Belegarchiv
- Belege aus der Kundenhistorie
- DMS
Papierloses Büro
Der Trend geht immer mehr zum papierlosen Büro. Kontor R4 kann Sie auf diesem Weg perfekt unterstützen. Aufgrund einer Statusanzeige können Sie jederzeit ersehen, welche Belege für welchen Auftrag bereits gedruckt wurden. Alle Belege werden als PDF-Datei in Ihrer Datenbank gespeichert. Über das in Kontor R4 integrierte Belegarchiv können Sie alle benötigten Belege so oft Sie möchten aufrufen, neu ausdrucken oder direkt aus dem Programm per E-Mail versenden. Viele Wege führen nach Rom: Kundenspezifische Belege können außerdem aus der integrierten Historie direkt im Kundenmodul geöffnet werden. Das in Kontor R4 integrierte DMS hält Ihnen ebenfalls alle Belege bereit. Durch entsprechende Such- und Filterfunktionen werden schnell und einfach gesuchte Belege und Beleggruppen angezeigt.
Weiterführende Links:
Viele Features
- Berechnung Zielpreise
- Prozentuale Rabattfunktion
- Paketfunktion
- Angebotskalkulation
Informationen die Sie benötigen
Gut informiert - bei der Erstellung von Angeboten und Aufträgen haben Sie z.B. die wichtigsten Artikelinformationen immer im Blick. Auch die Historie des Kunden, Artikelbestände oder Alternativartikel haben Sie auf Wunsch immer direkt verfügbar. Durch die vielen Features erstellen Sie Ihre Vorgänge bequem und übersichtlich.
